সময় ব্যবস্থাপনা এগিয়ে দেবে আপনাকে

সময় ব্যবস্থাপনা দক্ষতা সবার জন্যই কম-বেশি গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু আপনি যদি কোনো প্রতিষ্ঠানের নেতৃস্থানীয় অবস্থানে থাকেন, তাহলে এই দক্ষতাটা আপনার থাকা বাধ্যতামূলক। কারণ নেতাদের মধ্যে যদি সময় ব্যবস্থাপনার গুণটি না থাকে, তাহলে তাঁরা কোনোভাবেই তাঁর কর্মীদের সঠিক দিকনির্দেশনা দিতে পারবেন না। একের অধিক কাজ নিয়ে হিমশিম খাবেন, নির্দিষ্ট সময়ের মাঝে কাজ শেষ হবে না। একটা সময় আপনার কর্মীরাও আপনার ওপর বিরক্ত হয়ে উঠবেন।

সব পরিকল্পনা ভেস্তে গেলে কী করবেন?

আবার অনেক সময় এমনও হয় যে ম্যানেজার অফিসে ঢোকার টাইমে বেশ কিছু কাজের আউটলাইন তৈরি করে নিয়েছেন। কিন্তু ৩০ মিনিটের মাথায় সব পরিকল্পনা ভেস্তে গেছে। কারণ কোনো কর্মী হয়তো ছুটিতে অথবা অন্য কোনো ক্লায়েন্ট নিয়ে ব্যস্ত। কিন্তু আপনার বস অবিলম্বে আপনার সঙ্গে মিটিংয়ের সময় নির্ধারণ করেছেন। তখন কি আপনি মিটিং বাতিল করে দেবেন? একদমই না; বরং কম সময়ের মধ্যে বিকল্প কী খোঁজা যায় তা নিয়ে কাজ করবেন।

কয়েকটা জিনিস প্রয়োগ করতে পারেন

সৌভাগ্যক্রমে নেতাদের প্রতিদিন প্রতিকূল অভিজ্ঞতার মুখোমুখি হতে হয় না, তবে এই জাতীয় পরিস্থিতিগুলো অস্বাভাবিক নয়। সময় ব্যবস্থাপনার কৌশল প্রয়োগ করলে চ্যালেঞ্জিং পরিস্থিতিগুলো মোকাবিলা করা কম অসম্ভব বলে মনে হয়। কর্মস্থলে সময় ব্যবস্থাপনার জন্য বেশ কয়েকটা জিনিস প্রয়োগ করতে পারেন।

টাইম ট্র‍্যাকিং টুল

ম্যানেজার হিসেবে মনে হতে পারে আপনি হয়তো সব কাজে সমান গুরুত্ব ও সময় দিচ্ছেন না। কিন্তু টাইম-ট্র্যাকিং টুল ব্যবহার করলে সময় ব্যবস্থাপনার কাজটা সহজ হয়ে যায়। এর মধ্যে কিছু কিছু টুল আপনার ফোনে বিল্ট-ইন অবস্থাতেই আছে। এর পাশাপাশি আপনি আপনার স্মার্টফোনে Toggl, Harvest বা যেকোনো ডিজিটাল স্টপওয়াচ ইনস্টল করে নিতে পারেন। এতে করে কোন কাজ করতে আপনার ঠিক কতটা সময় লাগছে তা ট্র্যাক করতে পারবেন। সপ্তাহ শেষে নিজেই বুঝতে পারবেন আপনার সময় ব্যবস্থাপনা কেমন হওয়া উচিত।

রিমাইন্ডার সেট করুন

যেহেতু নেতাদের প্রায়ই দ্রুতগতিতে একাধিক দায়িত্ব নিয়ে কাজ করতে হয়, তাই তাঁদের বিভ্রান্ত হওয়া সহজ বিষয়। গুরুত্বপূর্ণ মিটিং, ইভেন্ট ও অ্যাপয়েন্টমেন্টে দেরি হওয়া বা সেগুলোকে পুরোপুরি মিস করা—এটা কেবল একটি বিব্রতকর বিষয় নয়; বরং এটা আপনাকে নিয়ে অন্যদের ভাবনায় নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে। যখন আপনার চাপের মাত্রা খুব বেশি হয়ে যায়, তখন কারও ইন্টারভিউ নেওয়া, কল ধরা বা ই-মেইল পাঠানোর মতো মৌলিক কাজগুলো পরিচালনা করার ক্ষমতা হ্রাস পায়। আপনি হয়তো ছোট ছোট জিনিসে বিরক্ত হয়ে উঠতে পারেন। সাধারণের চেয়ে আপনার ভাষা কঠোর হতে পারে। এটি আপনার বা আপনার দলের জন্য ভালো নয়। তাই রিমাইন্ডার সেট করে সব কাজে প্রয়োজনমতো গুরুত্ব দিন।

সময়সূচি নির্ধারণ করুন

আপনি যদি সব কাজ স্বতঃস্ফূর্তভাবে করতে চান, তাহলে সবকিছুর সময় নির্ধারণ করা কঠিন হতে পারে। আপনার দিনের সবকিছু নির্ধারণ করা আপনাকে আরও প্রোডাকটিভ হতে সহায়তা করে। আপনি সব কাজের শিডিউল আগেই সেট করে রাখতে পারেন। যেমন ই-মেইল চেক করা, মাসিক প্রতিবেদন প্রস্তুত করা বা দুপুরের খাবার খাওয়া। আপনি এমন সময় নির্ধারণ করতে পারেন, যেখানে আপনার সহকর্মীরা আপনাকে বিরক্ত না করে। এ সময়টি ব্যবহার করুন কৌশল তৈরি করতে, আপনার পরবর্তী ক্লায়েন্ট মিটিংয়ের জন্য প্রস্তুত করুন বা কেবল কাগজপত্র ঠিক রাখুন।

নেতৃত্ব দিতে সাহায্য করবে

নিজের কাজ নিয়ে চিন্তা করার জন্য, ধারণাগুলোকে সংগঠিত করার এবং অন্যের চাহিদা থেকে বিরতি নেওয়ার জন্য সময় বরাদ্দ রাখুন। আপনি যখন সবকিছু নির্ধারণ করেন, তখন আপনি সেই চাহিদাগুলোর চারপাশে পরিকল্পনা করার জন্য আরও প্রস্তুত হন। আপনি কখন সহকর্মী, ক্লায়েন্ট ও আপনার দলের সঙ্গে দেখা করতে পারবেন, সে-সম্পর্কে আপনার আরও ভালো ধারণা থাকবে। সঠিক সময় ব্যবস্থাপনা অনেকের কাছে ইচ্ছাপূরণের মতো মনে হতে পারে। সময় ব্যবস্থাপনার দক্ষতা আয়ত্তে আনতে পারলে তা অবশ্যই আপনাকে আরও সংগঠিত, প্রতিক্রিয়াশীল ও চিন্তাশীল নেতা হতে সাহায্য করবে।

সূত্র: ফোর্বস

অনুবাদ: মুসাররাত আবির